Типичные ошибки в презентации

Андрей Колесников. «Типичные ошибки презентации».

Статья Андрея Колесникова о том, каких ошибок стоит избегать в презентации. Хотя статья была опубликована в журнале для юристов и называется «Презентации юристов: типичные ошибки», в ней показаны основные ошибки, которые встречаются в презентациях, посвященных любым темам.

Статья будет полезна маркетологам. В первую очередь, начинающим маркетологам, которым приходится выступать с презентацией своих исследований или планов маркетинга.

Презентации юристов: типичные ошибки

Успех публичного выступления зависит не только от ораторских навыков, но и умения создавать
современные и наглядные презентационные материалы. Значимость визуального представления
информации особенно повышается, когда большинство спикеров оперирует сухими
юридическими терминами. Грамотно подготовленная презентация позволяет выступающему
выделиться среди других и тем самым повысить как собственный имидж, так и имидж
представляемой компании. В статье выделены типичные ошибки, допускаемые юристами
при оформлении презентаций, на основе изучения презентаций спикеров четырех крупных
юридических мероприятий, состоявшихся в 2014–2015 гг.

Презентации взяты с официальных сайтов организаторов, поэтому можно предположить, что на форумах и конференциях спикеры выступали именно с этими слайдами.¹ Всего проанализировано 84 презентации, содержащие 879 слайдов. Таким образом, в среднем презентация для выступления состояла из 10,5 слайдов. Какими получились итоги? Из 84 презентаций можно выделить 14. Это презентации хорошего уровня, в которых информация на слайдах подана интересно, наглядно и доступно. Много ли это? Представляется, что крайне мало, так как составляет всего 17% от общего количества презентаций. Теперь более подробно разберем сильные и слабые (нуждающиеся в улучшении) стороны презентаций.

Дизайн шаблона слайда

Дизайн шаблона слайдов (подложки) — это фирменный презентационный стиль компании.
В целом показатели неплохие. У 32% фирменный стиль находится на хорошем современном уровне. Очень слабый дизайн (устаревший либо попросту отсутствующий) лишь у 15% исследованных презентаций.

Разберем конкретные примеры дизайна, для того чтобы лучше понять критерии отнесения
слайдов к той или иной категории.

БЕЛЫЙ ФОН — ИЗЛИШНЕЕ УПРОЩЕНИЕ. В ДАННОМ СЛУЧАЕ СЛАЙД НИЧЕМ НЕ ОТЛИЧАЕТСЯ ОТ СОТЕН ДРУГИХ, А ЗНАЧИТ, И НЕ ДОБАВЛЯЕТ УНИКАЛЬНОСТИ ВЫСТУПЛЕНИЮ.

РИСУНОК НА ЗАДНЕМ ФОНЕ – УСТАРЕВШИЙ ПРИЕМ, КОТОРЫЙ ОТВЛЕКАЕТ ОТ ИНФОРМАЦИИ НА СЛАЙДЕ И ПРИВОДИТ К УХУДШЕНИЮ ЕЕ ВОСПРИЯТИЯ.

ТЕМНАЯ ПОДЛОЖКА СЕЙЧАС ПРАКТИЧЕСКИ НЕ ИСПОЛЬЗУЕТСЯ, ТЕМ БОЛЕЕ ПРИ НЕОДНОРОДНОМ ФОНЕ. ЭТО ЗАТРУДНЯЕТ СЧИТЫВАНИЕ ИНФОРМАЦИИ.

МНОГО БЕЛОГО, МНОГО «ВОЗДУХА» — СЕЙЧАС ЭТО В ТРЕНДЕ (АКТУАЛЬНО НЕ ТОЛЬКО ДЛЯ ДИЗАЙНА ПОДЛОЖКИ, НО И ДЛЯ ОФОРМЛЕНИЯ СЛАЙДА В ЦЕЛОМ). ВМЕСТЕ С ТЕМ ПРИСУТСТВУЮТ ЭЛЕМЕНТЫ ФИРМЕННОГО СТИЛЯ, КОТОРЫЕ ВЫ-
ДЕЛЯЮТ ДАННУЮ ПРЕЗЕНТАЦИЮ СРЕДИ ПРОЧИХ.

Таким образом, у 1/3 компаний все в порядке, над шаблоном их слайдов потрудились дизайнеры и сделали это очень достойно; 15% компаний следует срочно задуматься о разработке индивидуального современного шаблона, а остальным 50% это нужно сделать в том случае, если они хотят продемонстрировать высокий уровень и быть в тренде не только в юридических аспектах.

Уровень слайдов в целом

Если с дизайном шаблонов все очень даже неплохо, то с общим уровнем слайдов ситуация гораздо хуже. Из всех проанализированных слайдов (879) всего 14% отлично подходят для публичных выступлений. В них и объем информации допустимый, и размеры шрифта достаточные даже для просмотра с задних рядов, и оформление современное. Конечно, и их можно довести до идеала, но такая задача перед нами не стоит.

Почти половина всех показываемых сладов (46%) совершенно бесполезны! Представленную на них информацию можно прочитать с первых рядов или при наличии бинокля. Оформление таких слайдов зачастую устаревшее, объем информации огромен. По большому счету, это даже не слайды, а просто размещенный на них текст речи оратора либо отчет, перенесенный из Word. Оставшиеся 39% слайдов представляют собой нечто среднее между двумя крайностями: возможно, аудитория и посмотрит них, но большого удовольствия при этом не получит.

Основные рекомендации по созданию слайдов для публичных выступлений:

• размещайте на слайде не более 30 слов. Чем меньше слов на слайде, тем выше вероятность того, что аудитория обратит на него внимание. Если слов больше 30, то аудитория, ско-рее всего, даже не прочтет его;
• используйте минимум 24-й размер шрифта для формата слайда 4 х 3 и минимум 18-й при формате 16 х 10 или 16 х 9. При меньшем размере шрифта слушатели при всем желании вряд ли смогут прочесть текст (по крайней мере, с задних рядов);
• располагайте на слайде не более одного графического объекта (например, одну таблицу, одну диаграмму или одну схему). Максимум,что можно добавить, — это краткое описание. Если объектов больше, создавайте несколько слайдов;
• в каждом графическом объекте используйте не более 5–7 элементов (например, таблицу 5 х 5, схему с семью элементами, диаграмму с шестью категориями). Если элементов больше, то на первом слайде приведите общую схему, а на последующих слайдах разбирайте частности.

¹ Антимонопольное регулирование в России (октябрь 2014  г.); Конференция ИФА по международному налогообложению (октябрь 2014 г.); Шестая ежегодная конференция IBA «Слияния и поглощения в России и странах СНГ» (декабрь 2014 г.); Юридический форум России
(апрель 2015 г.).

Виды слайдов

Желательно, чтобы все слайды были графическими, или чтобы количество чисто текстовых слайдов не превышало 10% от общего. В этом случае слайды будут помогать аудитории воспринимать информацию благодаря наглядному представлению материала. Еще важно, чтобы презентация была разнообразной: используйте схемы, таблицы, диаграммы, иллюстрации. Это позволит слушателям с интересом изучать каждый слайд, а не скучать из-за однообразной картины.

Далее приведена статистика слайдов юридических презентаций.

66% всех слайдов полностью текстовые! Без единой иллюстрации, без единого оформительского элемента. Понятно, что специфика юридической сферы накладывает на презентации свои отпечатки, однако 66% сугубо текстовых слайдов — это немыслимо, особенно с учетом того, что в эти 66% не попали текстовые слайды с небольшими иллюстрациями, диаграммами или схемами, где текст может превалировать.

Разберем подробнее основные виды слайдов с учетом их пригодности для публичных выступлений. В каждом из шести видов выделим три категории: бесполезные для выступлений слайды, удовлетворительные и отличные.

Текстовые слайды

СЛАЙД НЕПЛОХО ОФОРМЛЕН ДЛЯ САМОСТОЯТЕЛЬНОГО ИЗУЧЕНИЯ, НАПРИМЕР, С ЭКРАНА ПК. ВМЕСТЕ С ТЕМ ОН БЕСПОЛЕЗЕН ДЛЯ ПОКАЗА ВО ВРЕМЯ ПУБЛИЧНОГО
ВЫСТУПЛЕНИЯ. ПРЕДСТАВЛЕННУЮ НА НЕМ ИНФОРМАЦИЮ НИКТО НЕ УВИДИТ, ТАК КАК РАЗМЕР ШРИФТА 12-Й, Т. Е. В ДВА РАЗА МЕНЬШЕ НОРМЫ. А ЕСЛИ КТО И УВИДИТ, ТО НЕ БУДЕТ ЧИТАТЬ, ПОСКОЛЬКУ КОЛИЧЕСТВО СЛОВ ЗНАЧИТЕЛЬНО ПРЕВЫШАЕТ НОРМУ.

Рекомендации:

• Разбить слайд на несколько /сократить количество слов до 30.
• Увеличить размер шрифта до 24-го.

ДАННЫЙ СЛАЙД НЕ ОЧЕНЬ ПОДХОДИТ ДЛЯ
ВЫСТУПЛЕНИЙ.

Рекомендации:

• Сократить объем текста в каждом буллите до 1-2 строк.

ПРАКТИЧЕСКИ ИДЕАЛЬНЫЙ СЛАЙД.

Рекомендации:

• Убрать фон, особенно с учетом того, что он с градиентом.
• Сделать смысловой перенос, так как смысловая конструкция должна находиться на одной строке (например, «… неиссякаемого кредитного плеча»).

[nextpage title=»Виды слайдов — Схемы»]

Виды слайдов

Схемы

СЛАЙД НЕПЛОХО ОФОРМЛЕН ДЛЯ САМОСТОЯТЕЛЬНОГО ИЗУЧЕНИЯ, НО БЕСПОЛЕЗЕН ДЛЯ ВЫСТУПЛЕНИЯ.

Рекомендации:

• Разбить слайд на несколько /сократить количество слов до 30.
• Увеличить размер шрифта до 24-го.
• Повысить контраст центрального блока (белый шрифт на сером фоне потеряется на экране проектора.

ХОРОШАЯ ПОПЫТКА СТРУКТУРИРОВАТЬ
ТЕКСТОВУЮ ИНФОРМАЦИЮ, НО НА ЭКРАНЕ
СЛАЙД НЕ БУДЕТ ВИДЕН.

Рекомендации:

• Убрать заливку слайда и блоков (черный шрифт на красном фоне — неконтрастное сочетание).
• Увеличить размер шрифта до 24-го, скорректировав размер и расположение блоков.

ОТЛИЧНАЯ НАГЛЯДНАЯ СХЕМА.

Рекомендации:

• Увеличить размер шрифта основной части до 24.
• Увеличить размер шрифта заголовка до 28 — 32 (шрифт заголовка всегда должен быть больше шрифта основной части текста).

Иллюстрации

ХОРОШАЯ ПОПЫТКА ПРЕДСТАВИТЬ ИНФОР-
МАЦИЮ ВИЗУАЛЬНО, ОДНАКО СЛАЙД БУДЕТ
ПЛОХО СЧИТЫВАТЬСЯ ВО ВРЕМЯ ПУБЛИЧ-
НЫХ ВЫСТУПЛЕНИЙ.

Рекомендации:

• Повысить контраст заголовка (убрать фон с градиентом).
• Привести все иллюстрации к единому стилю (сейчас налицо три разных стиля).
• Увеличить размер фото, иначе его не будет видно на расстоянии.
• Повысить контраст человечков, иначе они не будут видны на экране.

НЕПЛОХОЙ ПРИМЕР, В ТО ЖЕ ВРЕМЯ, НЕСМОТРЯ НА ДОСТАТОЧНЫЙ РАЗМЕР, ИЛЛЮСТРАЦИЯ МОЖЕТ ПОТЕРЯТЬСЯ НА ЭКРАНЕ ИЗ-ЗА НИЗКОЙ КОНТРАСТНОСТИ.

Рекомендация:

• Подобрать более темный рисунок или увеличить его контрастность.

ОТЛИЧНЫЙ СЛАЙД.

Рекомендация:

• Сдвинуть текст чуть ниже: начало первого слова может потеряться на экране из-за темноватого фона (низкая контрастность).

Диаграммы

СЛАЙД НЕПЛОХО ОФОРМЛЕН ДЛЯ САМОСТОЯТЕЛЬНОГО ИЗУЧЕНИЯ, НО БЕСПОЛЕЗЕН ДЛЯ ВЫСТУПЛЕНИЯ.

Рекомендации:

• Упростить слайд, оставив либо шкалу Y, либо конкретные значения (без шкалы Y и линий сетки).
• Акцентный цвет сделать более контрастным (например, все столбцы серыми, а акцентный — синим).
• Увеличить размер шрифта до 24-го.

ПО СУТИ, ХОРОШАЯ ДИАГРАММА, НО ИЗ-ЗА
СЛАБОГО ОФОРМЛЕНИЯ АУДИТОРИЯ НИЧЕ-
ГО НЕ УВИДИТ.

Рекомендации:

• Убрать шкалу Y и линии сетки, поставить над столбцами всего 4 цифры с конкретными значениями.
• Увеличить размер шрифта до 24-го.

ОТЛИЧНАЯ ПОНЯТНАЯ ДИАГРАММА.

Рекомендация:

• Увеличить размер шрифта до 24.

Таблицы

СЛАЙД НЕПЛОХО ОФОРМЛЕН ДЛЯ САМОСТОЯТЕЛЬНОГО ИЗУЧЕНИЯ, НО БЕСПОЛЕЗЕН ДЛЯ ВЫСТУПЛЕНИЯ.

Рекомендации:

• Разбить слайд на несколько / сократить объем информации.
• Увеличить размер шрифта основной части до 24-го.

НЕПЛОХОЙ СЛАЙД, НО ИЗ-ЗА НИЗКОЙ КОНТРАСТНОСТИ ЕГО ТЕКСТ МОЖЕТ БЫТЬ НЕ ВИДЕН НА ЭКРАНЕ.

Рекомендации:

• Упростить оформление (например, добавить больше белого).
• Увеличить размер шрифта основной части до 24-го.
• Добавить контраст (шрифт в таблице может потеряться).
• Цифры (деньги), выровнять по правому краю, проценты расположить по центру.

ОТЛИЧНЫЙ ПРИМЕР ТОГО, КАК ОБЫЧНУЮ ТЕКСТОВУЮ ИНФОРМАЦИЮ МОЖНО ПРЕДСТАВЛЯТЬ В ВИДЕ ТАБЛИЦЫ.

Рекомендации:

• Сократить текст до 30 слов.
• Повысить контрастность шрифта в заголовке (черный на синем не будет виден на экране проектора).

Карты

СЛАЙД БЕСПОЛЕЗЕН ДЛЯ ПУБЛИЧНОГО
ВЫСТУПЛЕНИЯ.

Рекомендации:

• Разбить слайд на несколько / сократить объем информации.
• Увеличить размер шрифта до 24-го.

ПО СУТИ, НЕПЛОХОЙ СЛАЙД, НО ИЗ-ЗА СЛАБОГО ОФОРМЛЕНИЯ НЕ ПОДХОДИТ ДЛЯ ВЫСТУПЛЕНИЯ.

Рекомендации:

• Увеличить размер шрифта до 24-го.
• Повысить контрастность текста (например, убрать заливку фигур).
• Упростить оформление карты и элементов слайда.

ОТЛИЧНЫЙ СЛАЙД! КАРТА БЕЗ ЛИШНИХ ДЕТАЛЕЙ, В ВЫДЕРЖАННОМ ФИРМЕННОМ СТИЛЕ, С ЯРКИМИ АКЦЕНТАМИ.

Рекомендации:

• Увеличить размер шрифта до 24-го.
• Убрать подложку (фон).

[nextpage title=»Рекомендации для подготовки хорошей презентации»]

Общие рекомендации для подготовки хорошей презентации

Основная рекомендация — необходимо различать специфику слайдов для публичных выступлений и для самостоятельного просмотра. При подготовке презентации для публичных выступлений учитывайте следующее:

1. Отражайте на слайде всего одну идею и сжимайте текст до 25–30 слов. Все остальное проговаривайте устно.
2. Используйте только шрифт 24-го размера и больше при формате слайдов 3 х 4 и 18-го размера при формате 9 х 16.
3. Чаще выбирайте белый фон, откажитесь от сложных рисунков на заднем плане.
4. Применяйте не более трех цветов на слайде, как и в одежде (три цвета сочетаются всегда), оценивайте цвета на контрастность.
5. Избавляйтесь от объемных фигур, теней, градиентов, WordArt и прочих приемов оформления, отвлекающих от сути.
6. Старайтесь минимизировать количество чисто текстовых слайдов (менее 25% от общего количества), преобразовывайте их в графические.
7. Обязательно тестируйте презентацию с помощью проектора.

Концовка презентации

«Запоминается последняя фраза — это Штирлиц вывел длясебя, словно математическое доказательство. Важно, как войти в нужный разговор, но еще важнее искусство выхода из разговора». («Семнадцать мгновений весны»).

Из 84 проанализированных презентаций 60 (70% от общего количества) заканчивались слайдом «Спасибо за внимание!».

Представляется, что это один из самых вредных слайдов презентации. Большинство людей не воспринимает такие слайды в качестве реальной благодарности спикера, вместе с тем наличие таковых приводит к тому, что концовки презентаций становятся похожи друг на друга, как две капли воды. Если вы считаете, что без слайда «Спасибо!» не обойтись, то будьте хотя бы оригинальны, как, например, создатели слайда юридической фирмы «Борениус».

Сайт автора: Андрей Колесников

Вы можете скачать статью «Андрей Колесников» в формате PDF