В рамках изучения систем управления возможно построение разного рода моделей, которые соответствуют поставленным перед исследователем или практиком задачам. Процессы организационного управления являются ключевыми в теории организации, что обуславливает множественность возможных моделей.
Часть 2. Моделирование процесса управления
Разработка показателей характеризующих эффективность системы управления организацией
- Система управления организацией и ее функции
- Моделирование процесса управления
- Показатели характеризующие эффективность системы управления организацией
2. Моделирование процесса управления
Базовой моделью управления является простейшая модель, включающая основные элементы модели управления:
Базовая модель управления
Если рассматривать систему управления объектом с обратной связью, чем по сути является управление организацией, то в эту схему необходимо включить контур обратной связи.
Модель управления с обратной связью
Однако, в случае моделирования системы управления, для определения критериев ее эффективности, необходимо использовать детализированную модель, которая позволит выделить основные характеристики системы управления предприятием.
Мы можем, определить границы организации, как системы взаимодействующей с внешней средой, посредством основных объектов, которые входят в систему «организация»: Список объектов включает: материальные потоки (детали, товары, сырье и т.д.), финансовые потоки (наличные и безналичные, инвестиции и т.д.), потоки документов (коммерческие, финансовые и организационные документы), потоки информации (информация, данные о намерениях, устные распоряжения и т.д.) и ресурсы (сотрудники, станки, машины и т.д.).
Для моделирования предлагается использовать нотификацию SADT в частности IDFE-0. Это определяется простотой графического языка. В основе методологии лежат четыре основных понятия:
Первым из них является понятие функционального блока (Activity Box). Функциональный блок графически изображается в виде прямоугольника и олицетворяет собой некоторую конкретную функцию в рамках рассматриваемой системы.
Каждая из четырех сторон функционального блока имеет своё определенное значение (роль), при этом:
- Верхняя сторона имеет значение «Управление» (Control);
- Левая сторона имеет значение «Вход» (Input);
- Правая сторона имеет значение «Выход» (Output);
- Нижняя сторона имеет значение «Механизм» (Mechanism).
Вторым понятием методологии является понятие интерфейсной дуги (Arrow). Также интерфейсные дуги часто называют потоками или стрелками. Интерфейсная дуга отображает элемент системы, который обрабатывается функциональным блоком или оказывает иное влияние на функцию, отображенную данным функциональным блоком.
Графическим отображением интерфейсной дуги является однонаправленная стрелка. С помощью интерфейсных дуг отображают различные объекты,
Третьим основным понятием стандарта является декомпозиция (Decomposition). Принцип декомпозиции применяется при разбиении сложного процесса на составляющие его функции. При этом уровень детализации процесса определяется непосредственно разработчиком модели. Декомпозиция позволяет постепенно и структурировано представлять модель системы в виде иерархической структуры отдельных диаграмм, что делает ее менее перегруженной и легко усваиваемой.
Последним из понятий IDEF является глоссарий (Glossary). Для каждого из элементов IDEF: диаграмм, функциональных блоков, интерфейсных дуг существующий стандарт подразумевает создание и поддержание набора соответствующих определений, ключевых слов, повествовательных изложений и т.д., которые характеризуют объект, отображенный данным элементом.
Модель функционирования организации
Таким образом, диаграммой верхнего уровня, которая отражает взаимодействие системы «организация» с внешней средой, будет диаграмма, показанная на рисунке
Модель функционирования организации
Интерпретировать данную диаграмму можно следующим образом: организация преобразует поступающие из внешней среды материальные, финансовые и информационные потоки с помощью имеющихся ресурсов, в выпускаемую продукцию, обеспечивая прибыль и предоставляя информацию во внешнюю среду, в соответствии с целями существования организации. Разумеется, это сильно упрощенная диаграмма, необходимая для перехода к разработке показателей характеризующих эффективность системы управления организацией. Проведя декомпозицию данной диаграммы, мы можем выделить подсистемы организации, между которыми происходит взаимодействие и элементы системы, которые необходимо рассмотреть, моделируя процесс управления.
Модель управления — декомпозиция
На данной диаграмме в упрощенном виде отражены процессы, обеспечивающие деятельность организации:
- Функционирование элементов организации, обеспечивающее ее экономическую деятельность – преобразование входящих материальных и финансовых потоков в продукцию и прибыль организации.
- Процесс управления, в результате которого исполнителям передаются цели и задачи. Эти цели должны быть достигнуты достигнуть в рамках деятельности. Соответственно, должны быть обеспечены и управляющие воздействия, для достижения поставленных целей и задач.
Модель управления организацией
Таким образом, мы можем выделить границы системы управления в рамках предприятия, и определить его взаимодействие с внешней средой и исполнительной системой предприятия, через информационные потоки, которыми данная система обменивается с другими системами.
Обобщенная модель управления
Данная модель является обобщенной моделью процесса управления, охватывающей всю систему управления организацией. Ее декомпозиция будет заключаться в выделении соответствующего числа подсистем системы управления организацией, которыми будут являться системы управления элементов структуры организации. Диаграмма декомпозиции, на которой представлена обобщенная система управления организацией представлена на рисунке.
Управление организацией — декомпозиция
На диаграмме, для упрощения, не показаны информационные связи между системами управления уровней, не являющихся соседними. Однако, эта диаграмма дает возможность проследить, как образуется сеть каналов передачи информации между уровнями управления и протекает общий процесс управления организацией.
Как уже было показано, в данной работе мы рассматриваем 4 функции управления: планирование, организацию, мотивацию и контроль. Данные функции присущи любому элементу структуры управления, входящему в систему управления. В рамках иерархии управления, осуществляется делегирование части функций управления на нижележащий уровень иерархии. Выполнение любой функции подразумевает конечный результат, подразумевающий достижение поставленной цели. Поскольку ответственность за результат несет тот уровень иерархии системы управления, который инициирует выполнение данной функции, мы можем говорить, что система показателей должна охватывать один уровень иерархии.
Выводы
В зависимости от точки зрения, возможно выделение для детального анализа различных элементов процесса управления. В то же время, для ограничения рассматриваемых вариантов представляется возможным использовать системный подход. Выбирая границы системы в зависимости от поставленных целей анализа, мы можем рассматривать необходимый элемент процесса управления, исключив не актуальные для этого анализа элементы.
Таким образом, можно сказать, что систему управления можно рассматривать, как объединение систем, участвующих в процессе управления. В качестве данных систем рассматривается система управления на каждом уровне иерархии организации. В то же время, функции, которые выполняют данные системы, однотипны и, в обобщенном варианте включают функции: планирования, организации, мотивации, контроля.
Учитывая, что ответственным за процесс управления является тот уровень иерархии системы управления организации, который его инициировал, представляется обоснованным оценивать эффективность системы управления для каждого из уровней иерархии системы управления, поскольку общая эффективность будет складываться из эффективности каждого из элементов системы.
Модель управления организацией на N уровне управления
Определив желаемые цели каждой из функций управления, мы можем разработать систему количественных показателей, которые будут характеризовать эффективность системы управления.