Эффективность управления организацией: показатели

Эффективность управления организацией – показатели

Разработка количественных показателей, определяющих эффективность управления организацией.

Заключительная часть работы показывает возможный набор показателей.

Часть 3. Показатели характеризующие эффективность системы управления организацией

Разработка показателей характеризующих эффективность системы управления организацией

  1. Система управления организацией и ее функции
  2. Моделирование процесса управления
  3. Показатели характеризующие эффективность системы управления организацией

3.     Показатели характеризующие эффективность системы управления организацией

Рассматривая результаты выполнения в процессе управления функций, мы можем разработать систему показателей, которая характеризовала бы эффективность выполнения менеджером своих функций, а следовательно и эффективность системы управления организации в целом.

3.1.      Показатели характеризующие эффективность планирования

Результатом процесса планирования должен быть план, в котором отражены цели и задачи которые должны быть достигнуты в процессе деятельности организации  или ее той ее части, которая входит в структуру которая осуществляет реализацию этого плана.

При постановке целей и задач по принципам SMART [С. 12], предложенный  план должен быть реалистичен, т.е. достижим. Тогда эффективность планирования можно оценить, отклонением фактического результата от ожидаемого. При этом должны быть выделены все запланированные ресурсы, что так же определяет реалистичность плана.

Сам процесс планирования так же имеет характеристики, основными из которых являются:

  • Время составления плана, по отношению к периоду планирования. Бессмысленно тратить неделю на составление плана на день.
  • Период, за который план доводится до исполнителей. Что так же соотносится с периодом планирования.

Контроль ресурсов необходимых для процесса планирования осуществлять нецелесообразно, поскольку они входят в систему оценки общей эффективности работы организации, а детализировать учет затрачиваемого на планирование времени отдельных сотрудников организовать практически невозможно.

Таким образом, для оценки эффективности функций планирования, осуществляемой системой управления организации, предлагается использовать следующие показатели:

  • Отклонение фактических результатов от запланированных. При этом, может быть взята система любых количественных показателей, которые учитываются при планировании. Например +/- 20%, с последующим сокращением.
  • Период, в течение которого происходит разработка плана. Например 10% от периода на который составляется план. При этом, годовой план организации, должен быть подготовлен за 1 месяц, а дневной, на 1 час, что представляется достаточно реальным.
  • Время предоставления исполнителям. Например, не позднее, чем единица времени, из которых слагается период. Например, для годового и квартально плана – 1 месяц, для плана на месяц и квартал – 1 неделя. Данный подход хорошо согласуется с принципом скользящего планирования.

3.2.      Показатели характеризующие эффективность организации

Функции организации в рамках управления подразумевают создание организационной структуры, которая могла бы решать поставленные перед ней задачи. [С. 12]

Исходя  из данного определения, результатом выполнения данной функции является созданная или измененная структура, которая решает поставленные в рамках планирования цели и задачи. Подобный подход позволяет абстрагироваться от существующей структуры и ориентироваться на выполнение поставленных целей и задач. Действительно, изменившаяся ситуация может потребовать решения любых задач и эффективным решением может быть создание новой структуры. Таким образом, необходимость подобных реорганизаций определяется лишь необходимостью реакции на изменения окружающей среды и, соответственно на изменившиеся цели и задачи. Сосредоточившись, при этом на эффективности выполнения данной функции.

Характеристиками процесса организации являются:

  • Время необходимое на создание структуры для выполнения поставленных задач.
  • Стоимость используемых для достижения цели ресурсов.
  • Затраты на изменение состава ресурсов.

Поясним данные положения на примере. В рамках бюрократической и организации и стабильной окружающей среды, практически любая поставленная задача будет выполняться существующей структурой, и все характеристики будут стабильны. Соответственно, эффективность системы управления в части организации будет определяться только стоимостью ресурсов. При изменении лишь объема работ это будет показывать готовность более точно учитывать затраты. Если же организация работает на принципах проектного управления, данные переменные будут очень хорошо отражать способность менеджера к эффективному управлению, поскольку показывает его способность быстро и эффективно реагировать на изменения целей, при изменении окружающей среды.

Таким образом, для оценки эффективности функций организации, можно использовать следующие показатели:

  • Время создания работоспособной структуры при постановке новых целей и задач. Например, дней.
  • Стоимость ресурсов для достижения целей. Например, план/факт. Данный параметр определяет долгосрочную эффективность функционирования созданной структуры.
  • Затраты на изменение структуры. Данный параметр определяет краткосрочную эффективность при организации структуры.

3.3.      Показатели характеризующие эффективность мотивации

В процессе управления менеджеру необходимо мотивировать исполнителей на достижение поставленных целей.

Хотя, результатом процесса мотивации является выполнение поставленных целей и задач, мы можем рассматривать результатом функции мотивации – утвержденную систему мотивации, посредством которой менеджер воздействует на управляемую систему. Поэтому, для оценки эффективности выполнения функции мотивации мы можем использовать следующие показатели:

  • Время необходимое на создание / изменение системы мотивации.
  • Стоимость мотивации.
  • Степень лояльности сотрудников.

Таким образом, для оценки эффективности функций мотивации, можно использовать следующие показатели:

  • Время создания / изменения мотивирующих факторов, при постановке новых целей и задач. Например, дней.
  • Стоимость используемых мотивирующих факторов по отношению к результатам. Например, затраты на мотивацию / полученные результаты.
  • Степень удовлетворенности сотрудников. Например, оценка по сто балльной шкале.

3.4.      Показатели характеризующие эффективность контроля

Контроль, как уже отмечалось, обеспечивает обратную связь между планами менеджмента, и реальными показателями деятельности организации.  [С. 14]

Для оценки эффективности функций контроля, системы управления мы может использовать следующие параметры:

  • Время необходимое на поступление информации для осуществления контроля.
  • Стоимость ресурсов, задействованных при контроле.
  • Число несовпадений предоставленных данных в сравнении с объективной ситуацией.

Для оценки эффективности контроля, можно использовать следующие показатели:

  • Время поступления информации для контроля. Например, минут, часов.
  • Стоимость процесса контроля. Например, затраты на службу контроля.
  • Процент несоответствия. Число соответствующих данных / число неправильных данных Х 100%.

Данный перечень параметров является ориентировочным и может быть изменен исходя из задач стоящих перед конкретной организацией.

3.5.      Выводы

Таким образом, в результате проведенного исследования, мы можем сделать следующие выводы:

  1. Эффективность системы управления организацией определяется эффективностью реализации функций управления, которые реализуются в процессе управления:
  • Планирование.
  • Организация.
  • Мотивация.
  • Контроль.
  1. В качестве характеристик функций управления, которые используются как критерии эффективности, целесообразно использовать следующие показатели:
  • Эффективность использования времени
  • Эффективность использования ресурсов
  • Эффективность контроля.

В качестве показателей, для оценки эффективности управления предлагается использовать следующий набор показателей:

Показатели характеризующие эффективность планирования

  • Отклонение фактических результатов от запланированных.
  • Период, в течение которого происходит разработка плана.
  • Время предоставления исполнителям.

Показатели характеризующие эффективность организации

  • Время создания работоспособной структуры при постановке новых целей и задач.
  • Стоимость ресурсов для достижения целей.
  • Затраты на изменение структуры.

Показатели характеризующие эффективность мотивации

  • Время создания / изменения мотивирующих факторов, при постановке новых целей и задач.
  • Стоимость используемых мотивирующих факторов по отношению к результатам.
  • Степень удовлетворенности сотрудников.

Показатели характеризующие эффективность контроля

  • Время поступления информации для контроля.
  • Стоимость процесса контроля.
  • Процент несоответствия данных.

Предложенная система контрольных показателей, охватывает все функции  управления и может быть при необходимости изменена или детализирована в соответствии с задачами, которые стоят перед менеджментом организации.

Данная система показателей строится  на количественных принципах и таким образом объективно отражает эффективность системы управления, что зачастую не удается с использованием субъективных методов оценки.

Организация сбора данных, необходимых для введения подобной системы не требуем усилий и затрат, поскольку может быть организована в рамках обычной системы управленческого учета, в том числе и с использованием автоматизированных систем управления.

Заключение

Вопросы управления организацией имеют практическое и теоретическое значение. Поскольку система управления организацией является системой, определяющей эффективность всей организации, при ее разработке необходима система критериев, позволяющих  определить, насколько сама система построена эффективно.

В данной работе были рассмотрены подходы различных авторов к системам управления организациями и на основании анализа  работа были выделены основные характеристики, присущие функциям управления.

Рассмотрены возможные подходы к моделированию процесса управления, что позволило выделить систему управления и показать ее связь  с надсистемой «организация», а так же отношения входящих в систему управления подсистем, к которым отнесены системы управления различных уровней иерархии.

В последней части работы были показаны возможные подходы к построению системы контрольных показателей для системы управления организацией. И, как результат – пример, возможной системы контрольных показателей.

Таким образом, задача данной работы выполнена. Разработаны подходы к построению системы показателей, которые позволяют оценить эффективность системы управления организацией.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *