Об эффективности управления организацией говорится в любом учебнике. Однако, количественные показатели, определяющие эффективность управления, как правило не приводятся. Данная работа показывает возможные подходы к разработке показателей, характеризующих эффективность системы управления организацией.
Часть 1. Система управления организацией и ее функции
Разработка показателей характеризующих эффективность системы управления организацией
- Система управления организацией и ее функции
- Моделирование процесса управления
- Показатели характеризующие эффективность системы управления организацией
1. Система управления организацией и ее функции
Введение.
Главная задача менеджера, как управленца, обеспечить достижение целей организации. Сделать это возможно, лишь эффективно организовав имеющиеся ресурсы организации, в том числе и ее персонал, т.е. создав эффективную систему управления организацией.
Для менеджера, связанного с вопросами стратегического управления организацией, данный вопрос имеет и практическое и теоретическое значение. Имея практический опыт создания структур малых предприятий, и участие в разработке перспективных планов развития организаций, приходилось сталкиваться с необходимостью разработки систем управления.
Поскольку система управления организацией определяет эффективность всей организации, при ее разработке необходима система критериев, позволяющих определить, насколько сама система построена эффективно.
Если говорить о построении эффективной системы управления организацией, то необходимо определить количественное выражение понятия «эффективность» по отношению к системе управления организацией. Понятие эффективности, подразумевает оценку достигнутых результатов по отношению к запланированным результатам и используемым ресурсам, поэтому необходимо определение критериев, по которым будет происходить эта оценка. В то же время, в существующих работах по оценке эффективности систем управления, не приводятся количественные показатели, которые можно было бы принять за основу критериев эффективности.
1. Система управления организацией и ее функции
1.1. Понятия управления
За период развития теории организации сложился понятийный аппарат, основные элементы которого целесообразно представить в начале данной работы. Прежде всего, определим понятия «управление», «система управления» и связанные с ними понятия.
Глоссарий, дает следующие определения слову «управление»:
«Управление — как функция — целенаправленное информационное воздействие на людей и экономические объекты, осуществляемое с целью направить их действия и получить желаемые результаты.
Управление — как процесс — совокупность управленческих действий, которые обеспечивают достижение поставленных целей путем преобразования ресурсов на «входе» в продукцию на «выходе».
Управление — как аппарат — совокупность структур и людей, обеспечивающих использование и координацию всех ресурсов социальных систем для достижения их целей». [8]
Продуктом управленческого труда является управленческое решение — целенаправленное воздействие на объект управления. Это воздействие осуществляется путем процесса управления – совокупностью управленческих воздействий на имеющиеся ресурсы.
Поскольку объем ресурсов может быть достаточно большим, необходимо обеспечить достаточное количество управляющих воздействий, для чего используется аппарат управления — органы, подразделения и службы, наделенные правами координации деятельности подразделений.
Взаимосвязь элементов аппарата управления, в процессе обоснования, выработки, принятия и реализации управленческих решений, составляет систему управления организацией.
Иными словами, обеспечивая процесс управления организацией, который направлен на достижение целей организации, необходимо выполнить функции управления – воздействовать на имеющиеся ресурсы для достижения желаемых результатов от их деятельности, с помощью аппарата (структуры) управления организацией.
К функциям управления, которые являются общими для всех организаций и для любого уровня управления относятся: Планирование – Организация – Мотивация – Контроль.
Таким образом, создание системы управления подразумевает построение структуры, состоящей из элементов аппарата управления (людей) и взаимосвязей между ними, обеспечивающей выполнение подчиненными необходимых действий, предписанных им руководителями (управляющими), т.е. организацию имеющихся людских ресурсов и передачу необходимой информации между ними в рамках предприятия.
1.2. Характеристики системы управления
1.2.1. Структура управления
В рамках структуры управления протекает управленческий про¬цесс (движение информации и принятие управленческих реше¬ний), между участниками которого распределены задачи и функ¬ции управления, а следовательно — права и ответственность за их выполнение. С этих позиций структуру управления можно рас¬сматривать как форму разделения и кооперации управленческой де¬ятельности, в рамках которой происходит процесс управления, направленный на достижение намеченных целей организации.
При рассмотрении структуры управления организации необходимо принимать во внимание:
Цели организации. – Существование организации обусловлено наличием общих для членов организации целей.
Задачи организации. – Исходя из целей организации, существует совокупность задач, которые должны быть решены в ходе функционирования организации, с тем, чтобы конечная цель или цели достигались.
Исполнители и их функции. – Задачи решают непосредственные исполнители, которые выполняют определенные функции в ходе деятельности организации. При наличии определенного числа исполнителей, функции, которые они выполняют в рамках организации, распределяются между ними, что обуславливает горизонтальное разделение труда.
Cложные организации осуществляют четкое горизонтальное разделение, за счет образования подразделений (отделов, департаментов), выполняющих определенные задачи и направленные на достижение специфических целей. В свою очередь, эти отделы так же могут иметь свои подразделения, что обуславливает вертикальную структуру организации.
В целом рациональная организационная структура управления предприятием должна отвечать следующим требованиям:
- обладать функциональной пригодностью, гарантировать надежность и обеспечивать управление на всех уровнях;
- быть оперативной, не отставать от хода производственного процесса;
- иметь минимальное количество уровней управления и рациональные связи между органами управления;
- быть экономичной;
- минимизировать затраты на выполнение управленческих функций.
Исходя из вышеизложенного, очевидно, что структура управления организацией не является неизменной. В зависимости от целей и задач организации, имеющихся ресурсов, она может быть перестроена для получения максимальной эффективности системы управления. Однако, чтобы говорить о возможности повышения эффективности системы управления, необходимо иметь возможность оценить эту эффективность, а значит иметь набор критериев по которым возможна оценка эффективности. Для этого необходимо понимать характеристики системы управления, с тем, что бы анализируя деятельность системы управления в зависимости от ее характеристик, выделить те критерии, которые влияют на эффективность.
Структура управления любой организации может характеризоваться определенным набором базовых характеристик, среди важнейших из которых число уровней управления, структура подразделений, уровень централизации.
Число уровней иерархии (уровней управления)
Значительное число организаций имеют иерархическую природу. Они состоят из подразделений, которые делятся на более мелкие организационные единицы, дробящиеся в свою очередь на еще более мелкие части. Это предполагает деление власти и ответственности по вертикали иерархии и распределение обязанностей между подразделениями. Это соотносится с системным понятием организации — каждая система в природе и обществе имеет иерархическую структуру.
Таким образом, одной из характеристик структуры управления является структура вертикальных связей — связей между подчиненными и прямыми начальниками. Вертикальные связи — это связи подчинения, и необходимость в них возникает при иерархичности управления, т.е. при наличии нескольких уровней управления.
Число уровней управления обусловлено специфичными характеристиками организации. А так же рядом факторов, которые определяют, какое число подчиненных работников может контролировать руководитель. Это число определяется рядом общих факторов, которые влияют на частоту и тип взаимосвязей между руководителем и подчиненными. Мильнер называет следующие факторы:
- Число и продолжительность контактов, необходимых между руководителем и подчиненным.
- Уровень образования и подготовленность подчиненных.
- Способность общения.
Для снижения излишней перегрузки уровней управления функциями, связанными с простой передачей информации между нижестоящими уровнями, важно учитывать необходимость горизонтальных связей между сотрудниками, находящимися на одном уровне управления в различных функциональных подразделениях.
Количество функционально специализированных подразделений
Организации могут состоять из специализированных единиц, которые призваны выполнять отдельные функции. Примером функциональной специализации служит традиционное деление предприятий на отделы производственные, сбыта и финансовые.
В зависимости от масштабов деятельности предприятия, возможно наличие различного числа функциональных подразделений.
С учетом рационального охвата контролем и в интересах достижения эффективной координации и управления всеми видами деятельности организация подразделяется на соответствующие структурные блоки (департаменты, отделы, службы). Такой подход к формированию организационной структуры называется департаментализацией. В зависимости от признаков и критериев разделения организации на блоки принято различать: функциональную, территориальную, производственную, проектную и смешанную департаментализацию.
Степень централизации
Степень централизации определяется уровнем делегирования полномочий – права использовать ресурсы организации и направлять усилия подчиненных на выполнение конкретных задач. Их определяют также как делегированное или присущее данной должности право использовать ресурсы организации. Ответственность — это обязанность выполнять задачи и отвечать за их решение. Полномочия и ответственность связаны между собой. Делегирование — это передача задач и полномочий лицу, которое принимает на себя ответствен¬ность за их выполнение. Власть — это право влиять на поведение других людей и заставлять их действовать в определенном направлении.
Особо важно определять степень централизации, для функционально обособленных единиц, обеспечивающих завершенный процесс производства и способных функционировать, как самостоятельные организации. Эти подразделения представляют собой относительно автономные, самофинансируемые небольшие компании в структуре основной компании».
Перечисленные характеристики определяют структуру организации и, следовательно, структуру системы управления. В зависимо¬сти от соотношения уровней управления, принципа выделения структурных подразделе¬ний, степени централизации, различают линейную, функциональную, дивизиональную (децентрализованную), матричную и проектную типы организационных структур. Структура управления организацией может быть построена путем сочетания этих структур на разных уровнях управления. В этом случае, в рамках одной организации возможно существование различных типов организационных структур в отдельных подразделениях компании.
Однако и в случае выбора той или иной организационных структур необходимо оценивать их эффективность, с тем, что бы структура организации и, соответственно, структура управления, соответствовала целям и задачам организации и позволяла достигать их наилучшим образом.
Эффективность созданной структуры возможно оценивать с точки зрения реакции на поступившую информацию, т.е. время, которое необходимо для решения проблемы, в том числе, времени, необходимого для принятия управленческого решения и поступления целеуказания до непосредственного исполнителя.
1.2.2. Функции, выполняемые в рамках управления
Планирование
Для того, что бы была возможность оценить результат деятельности элемента организации, необходимо понимание в какой момент времени и какие результаты должны быть достигнуты. Для этого менеджером должно быть принято решение, об ожидаемых результатах и сроках их получения.
В зависимости от масштабов деятельности, которое охватывает планирование и сроков планирования, различают: стратегическое, среднесрочное, краткосрочное и оперативное планирование. Стратегическое планирование охватывает все предприятие и период 1 – 5 лет, среднесрочные и краткосрочные планы разрабатываются на уровне подразделений; среднесрочные на период – 3 – 12 месяцев, краткосрочные – на 1 – 3 месяца. Оперативное планирование осуществляется на период от 1 дня до 1 недели и охватывает задачи, которые ставятся непосредственно исполнителям.
Поскольку планирование является фактически постановкой целей, к нему может быть применены принципы SMART. Для оценки эффективности выполнения системой управления функций планирования можно выделить такие его характеристики, как:
- измеримость целей – любая цель, поставленная перед исполнителем должна обеспечивать возможность контроля ее достижения.
- обоснованность – цели должны быть достижимы и реалистичны, а так же обеспечиваться ресурсами организации, предоставленными в распоряжение исполнителя, для их достижения.
- время достижения — на достижение целей у исполнителей должно быть достаточно времени.
Организация
По определению Мескона и др. «Организация – это процесс создания структуры предприятия, которая дает возможность людям эффективно работать вместе для достижения целей».
Мы можем определить организацию, как процесс создания специальной структуры в результате принятия управленческого решения, направленного на достижение предприятием (организацией) поставленной цели и выполнение ей поставленной цели.
В этом случае, для оценки эффективности системы управления мы может использовать следующие характеристики присущие процессу организации в рамках выполнения управляющим этой функции:
- Время выполнения процесса — время необходимое на организацию достижения поставленных задач.
- Обеспечение ресурсами — Выделение ресурсов, необходимых для достижения поставленных задач
- Стоимость «лишних» ресурсов — стоимость ресурсов, которые не используются для достижения целей организации.
Мотивация
Не рассматривая в настоящей работе содержание теорий мотивации, необходимо определить общее понятие мотивации. «Мотивация – это процесс побуждения себя и других к деятельности для достижения личных целей или целей организации». Главной задачей мотивации в системе управления является обеспечение достижения целей организации исполнителями.
Для оценки эффективности системы управления с точки зрения обеспечения эффективной системы мотивации, могут быть использованы следующие характеристики присущие процессу организации в рамках выполнения управляющим этой функции:
- Время выполнения процесса — время необходимое на создание мотивирующего фактора.
- Обеспечение ресурсами – Количество привлекаемых ресурсов, в пересчете на единицу дополнительного дохода.
- Удовлетворенность мотивацией – удовлетворенность сотрудников.
Контроль
В самом общем виде контроль означает процесс соизмерения фактически достигнутых результатов с запланированными.
Система контроля обеспечивает обратную связь между ожиданиями, определенными первоначальными планами менеджмента, и реальными показателями деятельности организации. И тот, кто имеет современные и точные системы контроля, имеет больше шансов выжить.
Для менеджмента характерно большое количество не только различных видов планов, но и видов и систем контроля. Все системы контроля всегда базировались на идее обратной связи, а именно: они сопоставляют реальные достижения с прогнозными данными. В результате устанавливаются отклонения с тем, чтобы либо исправить негативные влияния, либо усилить действие, если результаты позитивные.
Окончательная цель контроля состоит в том, чтобы обслуживать различные планы и цели менеджмента. Контроль состоит из трёх основных стадий:
- установление стандартов, ориентиров, к которым нужно стремиться,
- измерение фактически достигнутого,
- сопоставление достигнутых результатов с плановыми.
Рассматривая возможность оценки эффективности этапа контроля, системы управления мы может использовать следующие характеристики процесса контроля:
- Время реакции на отклонение — время необходимое на поступление информации для осуществления контроля.
- Стоимость процесса контроля – стоимость ресурсов, задействованных при контроле.
- Объективность контроля – число несовпадений предоставленных данных в сравнении с объективной ситуацией.
1.3. Выводы
Целесообразно рассматривать управление, как процесс, в рамках которого обеспечивается движение информации и принятие управленческих решений. Этот процесс в рамках организации протекает в системе управления, которая включает элементы системы управления, организованные в структуру управления. Данную структуру составляют сотрудники, выполняющие функции управления, между которыми передается информация.
Структура управления организацией так же является продуктом управленческого труда. Учитывая, что управленческий труд направлен, прежде всего, на достижение целей организации, которые могут изменяться со временем, структура управления организацией может рассматриваться, как ресурс, адаптируя который, к изменившимся целям, можно добиться повышения эффективности работы организации. Однако, изменяя систему управления, необходимо понимать насколько проводимые (или планируемые изменения) улучшат эффективность работы системы. Т.е. как будут изменяться характеристики этой системы в части выполнения ею функций управления.
Таким образом, необходимы количественные показатели, которые могут быть объективно измерены и по результатам измерения которых может быть произведена оценка эффективности работы системы управления.
Анализ характеристик выполнения системой управления своих функций, показал, что в качестве базовых характеристик, которые могут быть использованы для разработки критериев эффективности, можно использовать: временной параметр, согласованность с ресурсами, эффективность контроля.
Планирование | Организация | Мотивация | Контроль | |
Эффективность использования времени. | Время планирования. | Время необходимое на организацию достижения поставленных задач. | Время необходимое на создание мотивирующего фактора для достижения поставленной задачи. | Время получения отклика на отклонение от запланированного результата. |
Эффективность использования ресурсов. | Обоснованность. | Выделение ресурсов, необходимых для достижения поставленных задач. | Количество привлекаемых ресурсов в пересчете на единицу дополнительного дохода. | Стоимость ресурсов обеспечивающих получение отклика. |
Эффективность контроля. | Измеримость. | Стоимость ресурсов, которые не используются для достижения целей организации. | Контроль степени удовлетворенности сотрудников. | Контроль объективности. Число несовпадений реальных данных и предоставляемой информации. |
Таким образом, эффективность системы управления организацией определяется эффективностью реализации функций управления, которые реализуются в процессе управления. В качестве характеристик функций управления, которые используются для разработки критериев эффективности, определены эффективность использования времени и ресурсов, а так же эффективность контроля.