Деловые коммуникации в бизнес среде

Модели массовой коммуникации

Кратко о деловых коммуникациях.

Коммуникация

Коммуникация — процесс передачи и восприятия информации в условиях межличностного и массового общения по различным каналам с помощью разных коммуникативных средств.

Деловая коммуникация — коммуникация в сфере официальных отношений, предполагающая достижение определенных интересов, целей в профессиональной сфере бизнеса.

Виды коммуникаций в компании

Внутренние коммуникации —  это любые коммуникации (в первую очередь, деловые коммуникации) внутри организации.

Формальные коммуникации — это коммуникации, которые определяются организационной структурой предприятия, взаимосвязью уровней управления и функциональных отделов.

Неформальные коммуникации – информация передаваемая по каналам распространения слухов.

 

Между прочим. Согласно исследованию 80—99% слухов точны в отношении непротиворечивой информации о самой компании.

 

Особенности деловой коммуникации

Когда вы планируете использовать какую либо форму делового общения, вы, так или иначе, готовитесь (если это, конечно, формальная форма деловой коммуникации). В рамках подготовки вы, скорее всего, ответите на вопросы, которые содержит модель коммуникации Лассуэла:

  • Контингент участников (с кем?);
  • Цель проведения (зачем?);
  • Какую форму коммуникации вы используете (как?);
  • Какой результат вы ожидаете (что «на выходе»?).

Исходя из целей коммуникации и того, с кем предстоит деловой общение, вы и готовите свое сообщение, для того, чтобы добиться желаемого результата.

Целевые аудитории деловой коммуникации

Целевая аудитория — часть аудитории, объединенная общими характеристиками, относительно которой ставятся цели коммуникации.

Целевые аудитории деловых коммуникаций:

  • высшее руководство, топ-менеджмент,
  • руководители среднего звена, менеджеры,
  • рабочие и обслуживающий персонал,
  • члены семей сотрудников.

(Во многих крупных компаниях члены семей сотрудников рассматриваются как важная часть внутренней целевой аудитории, хорошие отношения с которой позволяют поддерживать благоприятный рабочий климат и укреплять корпоративный дух.)

Личная групповая и массовая коммуникация

По количеству участников коммуникация делится на:

  • межличностную (коммуникантом является один человек);
  • групповую (коммуникантами является небольшая аудитория численностью не более 10 человек);
  • массовую (имеет численно большую аудиторию).

Деловая коммуникация

Виды деловых коммуникаций

Вертикальные коммуникации

Передача информации с уровня на уровень управления.

Нисходящая коммуникация, т. е. с высших уровней на низшие. Таким путем подчиненным уровням управления сообщается о текущих задачах, изменении приоритетов, конкретных заданиях, рекомендуемых процедурах и т. п.

Восходящая коммуникация. Коммуникации по восходящей, т. е. снизу вверх, выполняют функцию оповещения руководителей о том, что делается на низших уровнях. Таким путем руководство узнает о текущих или назревающих проблемах и предлагает возможные варианты исправления положения дел.

Коммуникации между руководителем и подчиненным в рабочей группе. Коммуникации с рабочей группой в целом позволяют руководителю повысить эффективность действий группы.

 

В зависимости от различных признаков деловое общение делится на:

  • устное — письменное (с точки зрения формы речи);
  • диалогическое — монологическое (с точки зрения однонаправленности/ двунаправленности речи между говорящим и слушающим);
  • межличностное — публичное (с точки зрения количества участников);
  • непосредственное — опосредованное (с точки зрения отсутствия / наличия опосредующего аппарата);
  • контактное — дистантное (с точки зрения положения коммуникантов в пространстве).

Каналы деловых коммуникаций

Деловая коммуникация может иметь различную направленность. В одном случае она может быть односторонней, когда, например, информация движется только в одном
направлении — от источника к получателю (доска приказов в организации), или двусторонней, например, при беседе, когда имеет место обратная связь и получатель
информации может должным образом доводить свою реакцию до сведения отправителя.

Различными могут быть и каналы коммуникации. Если коммуникационные каналы связывают элементы управленческой структуры, принадлежащие к различным ее уровням, они являются вертикальными, а если к одному — горизонтальными. Каналы, связывающие элементы, относящиеся не только к разным уровням, но и к различным частям структуры могут быть названы диагональными. Обычно они предназначены для осуществления не административных, а в основном информационных и технических связей между участниками различного рода комите­тов, комиссий, специальных групп.

Большинство горизонтальных и диагональных каналов сегодня еще относятся к разряду неофициальных или полуофициальных. По вертикальным каналам сверху вниз передаются команды и инструкции, а в обратном направлении – отчеты о проделанной работе и, если позволяет сложившийся стиль управления – советы и рекомендации руководству.

Поскольку работники разных уровней не всегда хорошо понимают и представляют себе, работу друг друга, при обмене информацией между ними имеют место ее значительные  потери. Исследования показывают, что в крупных организациях при переходе от одного уровня к другому теряется до 30% информации, а в целом по цепочке при движении сверху  вниз ее потери достигают 80%, а снизу вверх – 90%.

Горизонтальный каналы непосредственно связывают равные по положению или статусу элементы организации, обеспечивают наиболее эффективное решение общих проблем за
счет повышения оперативности этого процесса, возможности действовать инициативно и самостоятельно с учетом конкретной ситуации. Поскольку сотрудники одного уровня, даже работающие в разных подразделения лучше знают и понимают проблемы друг друга (не в последнюю очередь благодаря неформальным контактам), потери информации здесь не столь велики — обычно не более 10%.

Формы деловых коммуникаций

Общепринятыми формами деловых коммуникаций (делового общения) на любых предприятиях являются:

  • деловые беседы,
  • переговоры,
  • совещания,
  • собрания,
  • конференции,
  • разнообразные деловые встречи.

Рассмотрим основные виды деловых коммуникаций.

Деловая беседа

Деловая беседа — межличностное речевое общение нескольких собеседников с целью разрешения определенных деловых проблем или установления деловых отношений. Наиболее распространенная и чаще всего применяемая формой деловой коммуникации.

Деловая беседа может проводиться как при личном, так и при дистанционном общении. Раньше дистанционное общение подразумевало использование телефона. С развитием электронных коммуникаций, деловая беседа может быть проведана в личной форме с использованием электронных средств коммуникации, например, с помощью мессенджеров.

Основные функции деловой беседы:

  • Начало перспективных мероприятий и процессов
  • Контроль и координирование уже начатых мероприятий и процессов
  • Обмен информацией
  • Взаимное общение работников из одной сферы деятельности
  • Поддержание деловых контактов
  • Поиск, выдвижение и оперативная разработка рабочих идей и замыслов
  • Стимулирование движения творческой мысли в новых направлениях.

Деловые переговоры

Деловые переговоры — обмен мнениями для достижения какой-либо цели, выработки соглашения сторон.

Переговоры предназначены в основном для того, чтобы с помощью взаимного обмена мнениями (в форме различных предложений, по решению поставленной на обсуждение
проблемы) получить отвечающее интересам обеих сторон соглашение и достичь результатов, которые бы устроили всех его участников. Переговоры – это менеджмент в действии. Они состоят из выступлений и ответных выступлений, вопросов и ответов, возражений и доказательств. Переговоры могут протекать легко или напряженно, партнеры могут договориться между собой без труда, или с большим трудом, или вообще не прийти к, согласию. Поэтому для каждых переговоров необходимо разрабатывать и применять специальную тактику и технику их ведения.

Совещание

Совещание – способ привлечения сотрудников к процессу принятия решений, инструмент управления причастностью сотрудников к делам своего подразделения или организации в целом. Проводить совещание стоит, когда существует необходимость в обмене информацией, выявлении мнений, анализе трудных (проблемных) ситуаций, принятии
необходимых производственных решений.

Совещания дают возможность руководителю получать необходимую информацию для осуществления управленческой деятельности, скорее доводить конкретные задачи до непосредственных исполнителей. Совещание дает руководителю дополнительные возможности для оценки сотрудников: их профессиональных способностей по мере использования в трудовой деятельности; их готовности развивать интересные идеи, проявлять инициативу в решении поставленных задач; их умение защищать собственное мнение.

В то же время совещания дают возможность подчиненным приобретать умения решать трудные вопросы, изучать стиль работы менеджера; больше втягиваться в производственные процессы; активизировать индивидуальный поиск для решения проблем.

Сотрудник имеет на совещании возможность, которая появляется у него редко: развивать перед руководителем собственные мысли, проявить свои способности в открытой дискуссии и развивать конструктивные мнения в областях, выходящих за рамки обязанностей.

Модели деловой коммуникаций в менеджменте

В теории менеджмента в настоящее время нет общей модели деловой коммуникации. Ровно так же, как и нет единого его определения. Однако большинство исследователей понимают под этим понятием процесс взаимодействия, происходящий с помощью обмена информацией, направленной на конкретный результат. Такой обмен возникает в процессе целенаправленной деятельности.

Некоторые ученые сферы менеджмента и управления делают при определении коммуникации акцент на причинно-следственные цели и функциональное наполнение. Ими выделяются отдельно деловое коммуникативное общение, которое осуществляется при помощи знаковых средств. Оно может быть вызвано потребностями деятельности, а также направлено на совершении изменений в поведении и смысловых и личностных образованиях партнера по деятельности.

В качестве моделей для анализа деловых коммуникаций могут рассмтариваться

модель коммуникации Г. Лассуэлла,

модель Шеннона-Уивера,

циркулярная модель коммуникации Осгуда-Шрама.

Поделиться

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *